پایان نامه تاثیر سیستم مدیریت ارتباطات داخلی بر سکوت سازمانی

پایان نامه کارشناسی ارشد رشته مدیریت دولتی گرایش منابع انسانی تاثیر سیستم مدیریت ارتباطات داخلی بر سکوت سازمانی مورد مطالعه :شرکت نفت فلات قاره ایران

چکیده

مدیریت مهمترین عامل در حیات، رشد و بالندگی و یا مرگ سازمانهاست و بی شک این وظیفه مدیران است که با توجه به اهداف سازمانی روند حرکت از وضع موجود به وضع مطلوب را هدایت کنند. در مدیریت مطلوب است که کارکنان احساس کنند مورد پذیرش بیشتر سازمان هستند و در کارهای آن در گیرند و از این راه احساس احترام به خود، رضایت شغلی و همکاری کارکنان با مدیریت بهبود می یابد. در چنین فضایی تلفیق اندیشه ها شکل می گیرد و تولید و پشرفت دانش سازمان شکل می گیرد. عدم آفرینش چنین فضایی رکود و فتور را به دنبال داشته، اندیشه ها در فضای ذهن مدفون شده و هرگز بروز خارجی نمی یابند و این پیدایش و تشدید سکوت سازمانی است. زیرا اگر زبانها به گردش در نیایند و افکار بیان نشود تولید دانش نیز اتفاق نمی افتد. درباره مقوله سکوت سازمانی پژوهش هایی اندک انجام گرفته است اما تاکنون درباره تاثیر ارتباطات درون سازمانی بر سکوت سازمانی تحقیقی انجام نشده است. پژوهش صورت گرفته مربوط به شرکت نفت فلات قاره ایران است و نتایج آن حاکی از تاثیر ارتباطات درون سازمانی بر سکوت سازمانی در این سازمان می باشد.

کلید واژه ها

سکوت سازمانی، مدیریت، ارتباطات درون سازمانی، شرکت نفت فلات قاره ایران

اهمیت و ضرورت موضوع

سکوت سازمانی، با محدود کردن اثربخشی تصمیم گیری های سازمانی و فرایندهای تغییر در ارتباط است . مشکلی که هم اکنون گریبانگیر سازمان هاست، آن است که بیشتر سازمان ها از اظهار نظر خیلی کم کارکنان ناراحتند. در چنین شرایطی کیفیت تصمیم گیری و انجام تغییر، کاهش می یابد. همچنین سکوت سازمانی به وسیله ممانعت از بازخورد منفی مانع تغییرات و توسعه سازمانی مؤثر می شود، از این رو سازمان توانایی بررسی و تصحیح خطاها را ندارد. بنابراین بدون بازخوردهای منفی، خطاها بیشتر شده و حتی شدیدتر می شوند.

به دلیل آنکه فعالیت های اصلاحی در زمان ضرورت انجام نمی گیرند پس می توان گفت موضوع سکوت سازمانی و یافتن راه های رفع آن از اهمیت شایانی در مباحث سازمانی معاصر برخوردار بوده و توجه جدی مدیران سازمان را می طلبد. به طور کلی هدف این مطالعه بررسی و شناسایی روابط موجود بین ابعاد جو سکوت با سکوت کارکنان و ارتباط آنها با ارتباط داخل سازمانی است. در حالی که سکوت در سازمان ها گسترده شده، ولی عموما توسط محققان نادیده گرفته می شود. حتی زمانی که سکوت مورد تصدیق قرار گرفته است، اغلب محققان با بی توجهی از کنار آن رد می شوند.

موضوع ارتباط در سازمان از اهمیت زیادی برخوردار است. اولین و مهم ترین قدم در یک مدیریت کارساز، برقرار کردن ارتباطات در سازمان است. یک سازمان خوب و هماهنگ نیازمند برقراری ارتباط خوب می باشد. عمل سازماندهی و مدیریت با برقراری ارتباط مؤثر امکان پذیر می باشد. رهبری کردن یک ارگان بدون وجود ارتباط مطلوب میان اعضا عملی نخواهد بود. به این ترتیب مدیران باید محور اصلی خود را در برقرار کردن ارتباط مؤثر طراحی کنند تا موفق شوند. بدون ارتباطات مؤثر و ارتباط برقرار کردن صحیح انجام وظیفه برای مدیر و سازمان مشکل می شود و امکان پذیر نخواهد بود. برای برخورداری از یک سازمان سالم داشتن یک ارتباط پویا دربین تمامی اعضای سازمان است. تعامل و ارائه اطلاعات سودمند باعث رشد و تعالی سازمان می گردد و نبود ارتباطات فقدان روحیه تعهد و مشارکت رابه دنبال داشته و امکان موفقیت در سازمان را کاهش می دهد.

پرسش اصلی:

آیا سیستم ارتباطات داخلی سازمان بر سکوت سازمانی نفت فلات قاره تاثیر معنادار دارد؟

ارتباطات سازمانی

از ترکیب دو واژه ارتباط و سازمان می توان به مفهوم جدیدی دست یافت که ارتباط یا ارتباطات سازمانی نام دارد. در ارتباط سازمانی که یکی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی هدفمندی، ساختارمندی، وظیفه مداری و محاط بودن در یک سازمان، در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است. در رویکردهای گوناگون علم مدیریت در مفهوم ارتباطات سازمانی با توجه به تعریف هر یک از سازمان، تفاوتهای محسوسی دیده می شود. برای مثال در مکتب کلاسیک که سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته می شود، عناصر ارتباط به این صورت است: ارتباط یک وظیفه است، مسیر ارتباطی به صورت عمودی است، کانال ارتباطی همواره به صورت کتبی و سبک ارتباط به صورت رسمی است.

ارتباطات سازمانی را می توان با نگرش فرهنگی نیز مورد بررسی قرار داد. در این رویکرد محیط درونی و بیرونی سازمان دارای فرهنگی قوی یا ممتاز و متشکل از عناصری چون ارزش ها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبکه فرهنگی در نظر گرفته می شود. در نگرش فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوان سالار سازمانی دارای ارزش بیشتری است. در این رویکرد تصویر و هویت سازمانی اهمیت دارد.

ارتباط سازمانی فرایندی است که مدیران را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معنی با افراد فراوان داخل سازمان و افراد در ارگان های مربوط به خارج از آن سیستم توانا می سازد. انواع ازتباط سازمانی عبارتند از :

ارتباط عمومی در سازمان، ارتباط رسمی یا غیر رسمی ارتباط عمودی از بالا به پایین با اهداف هدایت، آموزش اطلاع و ابلاغ دستورات مقامات مافوق به زیر دستان می باشد و ارتباطات عمودی از پایین به بالا جهت ارائه گزارش پیشنهاد، ادای توضیحات و در خواست های گوناگون می باشد . در ارتباطات از پا یین به بالا هرگاه زیر دست دریابد مافوق نسبت به پاره ای اطلاعات واکنشی منفی از خود نشان می دهد، آنگاه در ارسال آن نوع اطلاعات امساک کرده یا آنها را تعدیل می کند. در ارتباط از بالا به پایین هر گاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و کافی به زیر دستان خودداری ک نند آن گاه مرئوسان اعتماد خود را نسبت به آنان از دست داده و نمی توانند پاسخ های صحیح و درستی به پیام های ارتباطی آنها بدهند و این امور باعث تنش هایی در سازمان می شود. ارتباط رسمی در گروه های کوچک رسمی شامل شبکه های همه جانبه، چرخی و زنجیره ای هستند. در ارت باط همه جانبه همه اعضا می توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبکه چرخی رهبر به عنوان کانون و مرکز این ارتباطات فعالیت می کند و در شبکه زنجیره ای یک زنجیر فرماندهی رسمی وجود دارد. وجود هر یک از سه شبکه به هدف گروه بستگی دارد . افراد به محض ورود به سازمان بنابر علل مختلف مانند علایق و سلیقه های مشترک، همفکری ها و همدلی ها الفت و نزدیکی ها و غیره با هم رابطه برقرار می کنند و شبکه ارتباطات غیر رسمی را تشکیل می دهند،ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آنقدر توسعه می یابد که ارتباط رسمی در آن محو می شود. در صورتی که ارتباطات غیر رسمی با اهداف سازمان در تعارض باشد در راه رسیدن به این اهداف اختلال ایجاد می کند و در جو سازمان تنش پدید می آورد. هرگاه مدیر این گونه روابط را در راستای اهداف سازمانی ببیند آن گاه باید از آنها بهره گیرد و هرگاه آنها را مخالف و بازدارنده ببیند آن گاه باید در توقف این گونه روابط بکوشد تا بتواند تنش زدایی کند.

سکوت سازمانی

از آنجا که رفتار سازمانی نوین با پیچیدگی هایی روزافزون مواجه است، آشنایی بیشتر مدیران و کارکنان سازمانها با این پیچیدگی ها و شناختن راه های مناسب برای مقابله با آنها ضروری است. باید توجه داشت که محیط همواره با بی رحمی تمام در میان رقبای موجود در یک زمینه کاری خاص، دست به گزینش می زند و مواردی که نتوانند به خواسته های محیطی پاسخ بهتری بدهند و اعتماد محیط کاری خود را جلب نمایند حکم خروج را از چرخه رقابت امضا می کنند.

تعداد کمی ازسازمانها وجود دارند که به مسئله سکوت سازمانی پرداخته یا حتی به آن و تاثیرات آن اندیشیده باشند.مدیران فراوانی وجود دارند که واژه سکوت سازمانی برای آنان بسیار تازه و غریب است از این رو مدیران هیچ برنامه ای در جهت جلوگیری از این موضوع در سازمانها اتخاذ ننموده و راهکاری برای ایجاد چنین برنامه هایی نیز ندارند.

بایستی این مسئله را مد نظر قرار داد که در دنیای متغیر امروزی سازمانها نیازمند کارکنانی هستند که در جهت توفیق سازمانها ابراز نظر کنند و تمایل سازمانها بایستی در جهت به کارگیری این چنین افرادی باشد. تحقیقات و مطالعات صورت گرفته نشان می دهد مدیران و کارکنان در محیطی که سکوت وجود ندارد و تعامل بین کارکنان و مدیران فعال است دارای انگیزه بالاتری برای فعالیت کاری هستند.

سکوت سازمانی اثرات زیانباری را روی فرایند تصمیم گیری و فرایند تغییر داشته و مانعی برای ارئه بدیلهای متنوع و بازخوردهای منفی و تبادل اطلاعات صحیح است. سکوت سازمانی می تواند اثرات مضری را بر فرآیند تصمیم گیری و تغییر داشته باشد. این امر توسط ممانعت و جلوگیری از ارائه بدیل های متفاوت، بازخورد منفی و یا اطلاعات صحیح ایجاد می شود.

موریسون و میلیکن نشان می دهند که سکوت، پیامد عقاید و نگرش های مدیر می باشد. ترس مدیر از بازخورد منفی، باور های ضمنی مدیر در مورد ماهیت انسان بر این اساس که افراد طبیعتا تنبل هستند، ویژگیهای خاص مدیران همچون سابقه مالی یا فرهنگ سازمانی منجر به ایجاد و توسعه سکوت در سازمانها می شود. آنها همچنین نشان دادند که نتایج سکوت سازمانی می تواند شامل ناسازگاری شناخته شده و بنابراین انگیزش، تعهد و رضایت شغلی پایین است.

سکوت سازمانی، با محدود کردن اثربخشی تصمیم گیری های سازمانی و فرآیندهای تغییر در ارتباط است. مشکلی که هم اکنون گریبانگیر سازمان هاست، آن است که بیشتر سازمانها از اظهار نظر خیلی کم کارکنان ناراحتند. در چنین شرایطی کیفیت تصمیم گیری و انجام تغییر، کاهش می یابد. همچنین سکوت سازمانی به وسیله ممانعت از بازخورد منفی مانع تغییرات و توسعه سازمانی موثر می شود، از این رو سازمان توانایی بررسی و تصحیح خطاها را ندارد. بنابراین بدون بازخوردهای منفی، خطاها بیشتر شده و حتی شدیدتر می شوند. به دلیل آنکه فعالیتهای اصلاحی در زمان ضرورت انجام نمی گیرند پس می توان گفت موضوع سکوت سازمانی و یافتن راههای رفع آن از اهمیت شایانی در مباحث سازمانی معاصر برخوردار است و توجه جدی مدیران سازمان را می طلبد.